عملية التخطيط :
تمر عملية التخطيط بعدد من الخطوات والتي يمكن
تحديها بما يلي :
1 - وضع الأهداف :
الأهداف هي الغايات التي تسعى إليها
المنشأة وتوجه جميع الوظائف الإدارية فيها بما فيها التخطيط وقد كان هدف المنشأة
في الماضي هو الوصول إلى الحد الأقصى من الربح الأمر الذي لم يعد مقبولاً في
البيئة الاقتصادية المعاصرة وبدلاً من ذلك تسعى الشركات إلى الحصول على أرباح
مرضية إضافة إلى أهدافها الأخرى كالبقاء والاستمرار.
ولا شك بأن الأهداف ترتبط بالقيم
الشخصية وطموح الطبقات الإدارية الرئيسية في المنشأة وخصوصاً في الشركات الكبرى
حيث أن الملكية منفصلة عن الإدارة. فإذا كان مديرو المنشأه ممن يرغبون في تحمل
مخاطر عالية للحصول على أرباح عالية فإن أهداف المنشأه في هذه الحالة تكون مختلفة
عن الأهداف في الشركات التي يسيطر عليها
إداريون محافظون نسبياً ولا يرغبون في تحمل مخاطر عالية. وقد تعدد الأهداف
وتتضارب. لذا فإن مسئولية الإدارة العليا هي في التنسيق ووضع سلم للأولويات يوضح
أهمية الأهداف والأهداف التي يجب تحقيقها أولاً في حال تضاربها مع أهداف أخرى
فهنالك مستويات للأهداف العامة هي التي توضع على مستوى المنشأة ككل والأهداف
الجزئية هي التي توضع على مستوى الوحدات الإدارية. ويجب أن ترتبط الأهداف الجزئية
مع الأهداف العامة وأن لا تتناقض معها.
ومن الأهداف الجزئية
على سبيل المثال :
1 - التنويع في خطوط المنتجات.
2 - التخصص
في سلع أو خدمات معينة تستطيع المنشأه إنتاجها بمهارة أكبر من سلع أخرى.
3 - اكتشاف
فرص لاستغلال سلع جديدة أو طرق إنتاجية حديثة أو أسواق جديدة.
4 - السيطرة
على السوق.
5 - بناء سمعة معينة أو صورة معينة عن سلع
المنشأه في ذهن المستهلكين.
6 - المحافظة عل علاقة جيدة مع المساهمين (
حاملي أسهم المنشأه).
2 - دراسة التغيرات في
العوامل البيئية:
معظم المنشآت تهتم بدراسة عوامل
البيئة الخارجية لما لهذه العوامل من تأثير على نمو المنشأة وربحيتها. كذلك فإن دراسة هذه العوامل قد تجنب
المنشأة المخاطر الناتجة عن جهل هذه العوامل. ويتضمن فحص البيئة الخارجية النظر
إلى عدد كبير من التغيرات في النشاطات المختلفة ومنها على سبيل المثال:
- التغير في طلب السوق.
- التغير في المنافسة
المحلية من حيث المنافس ومن ناحية الاستراتيجيات التي سيتبعها .
- التغير في المنافسة
الخارجية بما فيها أسواق الاستيراد والتصدير.
- التغير في المعرفة
الفنية.
- التغير في الأفراد
والسلوك الاجتماعي.
- التغير في أساليب
الإدارة.
- التغير في توافر
العناصر الإنسانية والمادية.
- التغير في سياسات
الحكومة.
- التغير في نقابات
العمل وقوة المفاوضة لديهم.
- التغيرات في الصناعات
الأخرى التي تنافس في الحصول علي الإداريين ، العمال ، التمويل ، وعناصر أخرى.
3- وضع الخطة :
في
هذه الخطوة يتم تحويل المدخلات المختلفة إلي خطط وهنالك الكثير من الأساليب التي
يمكن استخدامها لهذه الغاية ومنها أساليب رياضية معقدة. إن البعض ينظر إلي التخطيط
من هذه الزاوية أي العملية التي يتم من خلالها أعداد الخطة ، إلا أن هذه العملية
هي جزء بسيط من التخطيط فوضع الأهداف يتم في المستويات الإدارية العليا ، أما
الذين يقومون بتحويل هذه الأهداف والمعلومات المختلفة إلي خطط فهم الموظفون من
مستويات إدارية متوسطة.
والمرحلة
الثانية في هذه العملية تتناول وضع الإستراتيجية الرئيسية أو السياسات الرئيسية
للمنشأة في هذه المرحلة يتم ربط الاستراتيجيات بالتغيرات البيئية والتي تضمن
سياسات الحكومة والمنافسة والتغيرات التكنولوجية وغيرها. كذلك فإن الإستراتيجية
يجب أن ترتبط بالأهداف أو حتى أنها يجب أن تشمل هذه الأهداف.
4- تنفيذ الخطة :
لا
يمكن أن يكون التخطيط كاملاً دون أ، يكون هنالك طرق للتأثير علي الآخرين لإتباع
الخطط. فالمعلومات التي تصل للمرؤوسين بخصوص الخطط تحمل في طياتها ضرورة التنفيذ
أن تقييم إنجازات المرؤوسين يتم في كثير من الأحيان وفقاً لتنفيذهم بالأهداف
والتنبؤات التي يتم إيصالها لهم.
وغالباً ما يتم التأثير أما من
الرؤساء الذين يملكون السلطة التنفيذية أو من المستشارين الذين يملكون السلطة الاستشارية
ومن النادر أن يؤثر العاملون في إدارة التخطيط مباشرة على متخذي القرارات ولكنهم
يملكون طرقاً متعددة لممارسة تأثيرهم وتشمل خطط السلطة الرسمية أو الاستشارية أو
قد تمنح المنشأة بموجب قواعد معينة وفي مجالات محددة صلاحيات لبعض الرؤساء لإقرار
توصيات المخططين.
5 - متابعة الخطة :
إن عملية المتابعة تعتبر أساسية
لمعرفة كيفية سير الخطة وتتم بمقارنة المعايير في الخطة مع الأرقام الفعلية وإذا
وجد هنالك فروق بالزيادة أو النقصان فلابد من معرفة أسباب الانحراف من أجل استخدام
هذه المعلومات عند إعداد الخطط التالية أو تعديل الخطط الحالية.
أهمية التخطيط :
1 - يساعد
التخطيط على تقليل الغموض والتناقض عند العاملين داخل التنظيم ويجعل إمكانية
التنبؤ بسلوكهم أكبر وذلك لأنه يحدد السلوك المتوقع مهم وكيفية تنفيذه.
2 - يساعد
التخطيط التنظيمات على التعامل مع العوامل المفاجئة بكفاءة أكبر سواء كانت تلك
العوامل من داخل التنظيم أو من البيئة الخارجية مما يقلل مخاطر المفاجآت والمعاناة
الناتجة عنها. ذلك لأن التخطيط يقوم على التنبؤ بعدة متغيرات وتحضير الخطط
والبدائل المناسبة لها.
3 - يقلل
التخطيط الجيد من إمكانية إصدار قرارات اعتباطية شخصية فيها إضرار بمصالح التنظيم.
4 - يساهم
التخطيط الجيد في تحقيق الوظائف الإدارية الأخرى من تنظيم وتوجيه ورقابة بشكل أفضل
لأنه يمثل الحلقة التي توفر الأساس والهدف لكافة العمليات الإدارية فبدون تخطيط
يتعذر على الإداريين تلمس الأخطاء، وبوجود
المقاييس التي تحددها الخطط يتم ضبط الإنجاز.
5 - يساهم
التخطيط في منع الارتجال مما يؤدي إلى تقليل الإسراف في الوقت والنفقات ذلك لأن
الأداء في ظل التخطيط سيقتصر على الأعمال المحددة والتي حددت لها الفترات الزمنية
المناسبة.
أنواع التخطيط :
تستخدم منشآت الأعمال أنواعاً مختلفة
من التخطيط وفقاً لأغراضها المختلفة كما يلي :
1 - التخطيط
حسب النشاط الذي تتعرض لها الخطة ويمكن إيراد التخطيط الاقتصادي والتخطيط المالي
والتخطيط الصناعي والتخطيط الزراعي كأمثلة على هذا النوع من أنواع التخطيط.
2 - التخطيط حسب مجال الاستعمال ويتضمن هذا
النوع :
أ - التخطيط متكرر الاستعمال ويشمل
الاستراتيجيات، السياسات، القواعد والإجراءات.
ب - التخطيط غير متكرر الاستعمال
ويتضمن البرامج والميزانيات التقديرية.
3 - التخطيط
حسب الفترة الزمنية التي تتناولها الخطة ويتضمن التخطيط طويل الأجل والتخطيط قصير
الأجل.
التسميات :
الإدارة والأعمال